长沙活动公司天泽传媒为我们说说活动该如何筹备！

        长沙活动公司天泽传媒为我们说说活动该如何筹备，凡事预则立，不预则废，做任何事情都得需要有个准备，成功没有那么容易的，更不会是偶然的，也是需要精心策划准备与筹备充分的，当然对于活动除了前期要有策划，其余的都是要筹备了。今天长沙活动公司为大家带来活动该如何筹备的分享。

　　很多事就像做蛋炒饭，最简单也最困难，时光飞逝，转眼又是半月。水瓶座热爱自由的心，让我的更新节奏过于随性了，往后会多加注意。给自己定下一个目标，是约束，更是成长。上次总结分享了一些活动策划经验，不知道大家看了感觉如何?梳理一下思路，这次就说说活动筹备吧。有了定稿的策划方案，活动也自然而然地进入到筹备阶段。筹备，就是根据既定的方案进行各项事物的准备。就算一个小型活动，细想想，大概也是千头万绪的准备工作，让人觉得无从下手。

　　我觉得，活动筹备大体可以从三个方面考虑：事、人、物。

　　这个表达次序可能有点违背日常习惯。为什么这样说呢?

　　首先，事。我觉得是这个活动的主旨、内容、要求、目的……等等，作为活动负责人，内容要非常清晰地知道这次活动的上述目的要求，后面所有的人和物的准备，才能做到相对准确、恰当。当然，要想清晰地知道，在活动策划阶段就一定要用心用脑，适时与主管领导汇报沟通，随时调整，以便在计划的时间内确定策划方案以推进后续工作。

　　其次，人。根据以往经验和体会，我觉得活动中的“人”是最重要的。这里，我把人也分为两类：外面的人和里面的人。

　　外面的人，我觉得就是活动要邀请的嘉宾、团队、媒体、速记、会展等等。这里想重点说说嘉宾的邀请。嘉宾，顾名思义，我觉得就是活动所需要邀请的尊贵的客人。中型以上活动的嘉宾邀请，我觉得有以下几点分享：

　　根据活动需要拟定邀请嘉宾的范围。具体的上下沟通不做赘述。这里关于邀请时间，也就是提前多久开始邀请，分享一个说法——“提前一个月是请，提前一周是叫，提前一天是提溜(方言：di一声，lou轻声，非常失礼、不尊重的一种方式)”。我想，这个说法，大概能说明一个时间的分寸，我也不需要过多解释了。

　　嘉宾邀请，注意书面形式。一般情况下，拟定一份邀请函，文档里注意LOGO、敬语、活动的简介、时间、地点、议程以及联系人、联系电话等要素要全面。文件名称要清晰准确。最好以邮件形式发送给嘉宾，发送成功后，发短信或打电话给被邀请嘉宾，确认是否收到。如遇年度大型或超大型活动，非常重要的大咖贵宾还需要进行纸质邀请函印制，提前登门拜访邀请。

　　提前三天，以短信或电话形式与被邀请嘉宾做再次确认。当然，我们不能凭白无故再次骚扰嘉宾询问是否能够参加本次活动。我们可以变通地找一些恰当且必须的借口。比如：由活动当天负责嘉宾接待的工作人员发一条短信或微信，写清楚电话，说明一下当天联络自己即可。或者，负责嘉宾接待的工作人员可以借此询问一下被邀请嘉宾当天会不会开车来，如果来的话我们会安排停车等等。

　　其他细节就可以依照领导指点、场地条件、活动要求等依次确定或安排。

　　再说里面的人。我觉得，可以把本次活动的工作人员说成是“里面的人”。而筹备阶段，明确、合理的分工是必不可少的。大家可以依表单做事，完成一项勾掉一项，定期沟通各项筹备进度，有问题随时解决，随时调整。这里有两条经验分享：

　　“负责人”一栏中，千万不要出现两个或以上的人名。如果是大型或超大型活动，需要多部门多机构协作的时候，可在“负责人”一栏之后再加一栏“配合人”或者“组员”以明确谁和谁搭班配合完成某项任务。因为不论是前辈的教诲还是我的实践证明，如果“负责人”一栏安排了好几个名字，最后这项工作一定是“无人负责”。

　　在工作分配时尽可能优化。可以从“管人”和“管事”这两方面进行分工。“管人”即嘉宾、团队等邀请和接待安排;“管事”物料、会展、设备、资料等“非生物体”都可以纳入“事”的范畴进行思考和安排。

　　最后，说说“物”。我觉得，物是个看起来不是很重要，但又非常重要的环节。从最开始的筹备清单、分工表开始，“物”会贯穿活动始终。

　　根据活动目标及形式，寻找并确认场地。有条件的话，活动负责人一定要亲自做场地勘查。清楚地知道场地的音响条件、灯光条件，布展限制，甚至卫生间、安全出口的位置等。

　　根据活动规格确认是否需要会展公司。如果需要，安排工作人员做专门的对接管理，提前索取会展公司报价，以便根据需求合理安排及使用。

　　“物”当然还包括宣传品以及现场物料。在掌握活动宣传需求的基础上，确定是否进行设计海报张贴宣传;根据活动规格安排现场物料设计以及制作。这里分享一个经验体会：现场物料其实并没有什么一定之规，如果你苦恼于不知道做什么好，那么请把自己想象成一名参会人员。在看场地的时候，你的视觉习惯是什么?通常在哪里设置地贴、哪里放置签到板、哪里放宣传展架等基本上就可能规划得八九不离十了。

　　最后的最后，还要说一点：中型以上活动，财务预算很重要!当然，小型活动可以以季度或年度为单位制订相应的活动预算。

　　这一次还是延续上期风格，简单直接精炼。如果有哪些方面希望让我进行更加仔细地回顾和梳理分享，可以留言给我哈!关于更多活动策划方面的内容可直接联系我们的在线客服，或是直接拨打我们的服务热线。详情请咨询：0731-88031817