一般召开大型会议都有完整的流程程序：一般可以分为三个阶段，不同阶段准备的工作不一样，但都需要提前准备。长沙会议公司——天泽传媒，总结多年策划会议经验，认为在不同会议阶段，应需要注意以下20条。

会前工作：
1、确认会议主题、时间以及地点等
2、向会议主办方提供会议接待策划方案和报价。
3、会议主办者应实地考察会议举办场所。
4、与会议主办者确认会议接待方案。
5、与会议主办者签订会议接待标准合同。
6、确认会议主办者预付会议订金事宜。
7、在会议举办前制定会议工作人员服务标准条例及会议接待手册。
8、准备会议资料。（含代邀请相关领导、新闻媒体、新闻通稿、接待资料、会议配套的商务服务及公关礼仪、翻译、通讯及文秘服务。）　
会中工作：
9、机场、车站等场所：应用专人、专车分批分时段按要求接站。
10、会议酒店现场：会议秘书分发会议资料，来客接待
11、会议秘书协助会场布置及会场的会务服务。
12、会议秘书在会议接待（报到）处协助会务组确认和分发房间，确认VIP用房及整理记录有关信息。协助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作。
13、确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关安排等工作
14、确认并保障会议期间会场防盗、消防等安全工作、参会代表的人、财、物等安全工作。
15、协调会议期间的交通工具的安排。
16、代办会议代表返程及他程的交通票务及其他委托代办服务。　　
会后工作：
17、会议代表的意见反馈及处理工作。
18、会议资料、领导讲话、代表发言稿、新闻报道资料的汇总结书工作及印刷代表通讯录。
19、与会议主办者的费用结算工作。
20、总结整理会议记录。及时整理会议记录，然后根据需要形成决议或会议纪要。   湖南天泽传媒，是一家专注于活动策划、会议策划、晚会策划、礼仪策划的新型品牌传媒公司。公司秉承“成就他人中成就自我”的企业精神，形成系统规范的客户服务体系和独树一帜的品牌运营理念，致力于为客户提供专业性、多样化、创意型服务。