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年中，是企业承前启后的关键环节。因此很多会议要召开，在会议准备阶段，一定要不慌不忙，考虑周到，才能保证会议顺顺利利地进行。日常工作中，例会什么时间开，效率最高？不同类型的会议，采取何种方式收益最好？会议策划应该遵循一定的流程才能保证整个会议的有效成型，下面，长沙会议公司——天泽传媒总结我们以往提供会议服务的经验，给大家献上一份超强明晰基础版会议筹备攻略。
一般而言，您的会议确定以及成功举行，大多经过以下几个环节：
1、策划 我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、会议回执，我们过去的成功经验，都将成为您成功举办会议的基础。
2、咨询 在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等。
3、考察 在双方进一步取得互信后，我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。
4、确定 这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。
5、执行 严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。
6、结算 双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。
以下为相应的流程介绍
一． 会前：
1． 与会议主办方洽谈，了解相关会议需求；
2． 提供会议所需要的航班、火车/汽车车次、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方；
3. 一般性会议利用网络传送大量关于会议场地、住宿、餐饮、娱乐等方面的实景资料，让会议方提前做到成竹在胸；
4． 如有需求，可派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况；
5． 确定方案，签订合同，预付定金。
二． 会中
1． 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎条幅、欢迎牌、签到台、指示牌等；
2． 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品；
3． 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等；
4． 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求；
5． 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及其他特殊要求的安排；
6． 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游等安排和确认；
7． 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认；
8. 会议礼品：会议礼品的采购、发放服务；
9． 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
三． 会后
1． 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐；
2. 资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册；
3. 定期回访和最新资讯反馈
会议筹备总是一个很让主办者该伤脑筋的事情，其繁琐的流程、细致的规定和严格的标准让很多从事办公室或会务工作的小伙伴们大呼吃不消，摸不着头绪。其实，会务策划筹备c工作看起来纷繁复杂，实际上还是有迹可循的，关键是要掌握其要领。长沙会议公司——天泽传媒，专注于活动策划、会议策划、晚会策划等服务的品牌传媒公司，18年来，服务于53家500强企业，为企业创造高品质活动内容。
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