展览会的策划过程是一个综合而又复杂的过程，并不是简单的等价交换。它是为卖家和买家提供一定的环境和场所，促使交易达成的过程。评价一场展览会的策划，要涉及到众多行业和部门的，因此我们在策划展览会的时候要充分考虑到各方面的因素，为未来国际性展览会策划奠定基础。 
活动策划公司——湖南天泽传媒拥有丰富活动展览会经验，列出几点活动会展展览前的准备

一、首先要了解展览会涉及到哪些部门，并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门，为展览会的成功举办铺路，我们可以看到展览业促进了相关行业的发展，同时主动权又完全掌握在展览的组织策划者手中。对于一名有着丰富展览经验的组织者来说，必须要充分考虑到这些因素，才能使展览会达到圆满的目的。
二、市场调研
市场调研对于策划者来说非常重要，尤其第一届展览会的策划更重要。策划者应具有敏锐的市场调查能力和超前的市场知识，应思考有没有成功召开的经验和现有模式；有没有创造出品牌；有没有与顾客建立稳定的关系及没有稳定的顾客群。
三创新意识：
俗话说“当别人已经占领了山头，我们没有必要去抢这个山头，我们可以另开辟路，占领别人没有发现的山头”，策划者在策划展览时要有这种创新意识，即对周围和未来的事业的关心与思考。比如，在准备策划这个展会时，不仅要提前到实地考察，而且要收集大量的相关信息，确定未来几年中国的发展趋势。可以提前做好可行性分析报告。
三、场馆选择
在选择场馆位置，应考虑场馆的硬环境和软环境。
1、硬环境的考虑：
Α、场馆的交通是否便利；
Β、场馆周围的酒店、娱乐设施是否齐全
C、场馆的交通运输方式是怎样安排的
D、场馆的面积及场地的合理化分配（制定展位图做考察）与相关租用配套设备。
2、软环境的考虑
①场馆内部保卫设施是否到位
②场馆的停车场及休息场所是否合理
③场馆的水电供应情况
④场馆的卫生清理工作
⑤会议期间场馆提供的相应服务
四、场馆租赁方式：
1、以场馆实际建筑面积计算，按平方米/元/天来整体计算场地租金，国际上专业会展的召开期为六天。布展为两天，开展期为四天，也有安排五天或七天的。
2、按场地实际搭建展位（标准3*3）即每个展位/天/元计算总体租金，根据具体的租赁方式，在确定场地后，场馆一般要求租用方支付定金，该定金支付根据场馆租赁的规模来算大约为整个租金的30%，
五、展览会召开期间的组织工作
展览会召开期间的所有工作进入最后结束的倒计时工作，前期大量的组织工作得到体现在于几闰的展览会效果，参展商满意，参观者满意，才能说明展会的成功。要求：
⒈做好大会的参观人数的统计、分类。
⒉发放大会的展览会刊（每天定时发放，要根据参观对象的身份发放）
⒊协调展会期限研讨会会议组织安排工作，做好研讨会与展览会有机结合
⒋做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥，为企业服务
⒌统计大会的成交额做好记录
⒍积极听取参会代表对大会的意见和建议
⒎根据参会信息，再次邀请参会企业参加第二年的展会  
湖南天泽传媒（www.tzm66.com)，是一家专注于活动策划、礼仪策划、会议策划、展会策划等服务的新型品牌传媒公司。自成立以来，公司与众多优质品牌建立了良好的合作关系。赢得了绿地、万科、宝马、沃尔沃、万达、中铁、红星美凯龙、三一集团等50多家世界500强企业及上市公司认可与青睐。