会议策划执行前夕准备流程

近年来，国内大型会议活动执行数量众多，会展会议行业蓬勃发展，会议策划执行质量却难以保证，现场突发状况频现，漏洞常在。那该如何才能保证一场活动执行的顺利进行呢？长沙会议公司——天泽传媒根据以往的活动策划执行经验，分享一下关于会议活动执行前夕的准备流程和注意事项。

做一场专业的活动前，需要有一套完善的活动执行方案和活动执行手册，这两份文档将明确活动执行的方向、方式以及关于本场活动执行的所有细节要点。当然，当去到现场准备的时候会发现计划永远赶不上变化，此时是最考验工作人员专业水平的时候。

在活动搭建以及活动准备的时候，要注意三个部分：客户、场地方、内部协调。

首先，客户部分的问题源于不断的新想法与修改，无论是文字上还是硬件搭建制作上，客户在现场永远有更好的想法，所以需要工作人员的应变能力高，并且要尽量满足客户的需求，无论现场情况多么困难，都要尽力想办法解决。所有需要确定的东西，都要找到客户的话事人确认，如有必要，例如增项和大部分修改，需要与客户签订确认函。

其次，关于与场地方一定要多协调多沟通，要尽最大努力让场地方完全配合本次活动，包括时间，现场布置，以及活动搭建调整等事项。

最后是内部协调，这一部分是体现一个活动执行团队是否专业的标准。活动前夕要有明确的现场分工，要保证信息沟通无断层，配合默契。活动正式开始之前，至少要开3次的协调筹备会议，总统筹需要把控好每一模块的现状做调整。重点是物料、搭建和活动流程，要保证物料和搭建全部按计划到位，反复核对无遗漏。活动开始之前要进行至少2次的正式全程彩排，保证活动流程顺畅无差错。

湖南天泽传媒每次都秉承着一种负责任的态度来认真执行以上这些流程步骤，并在实际活动执行中注意细节把控好，比如客户的沟通，各方面服务商的交流，活动执行现场的人员安排等等，只为了能呈现一场完美的活动现场。

湖南天泽传媒，是一家专注于活动策划、会议策划、晚会策划、礼仪策划的新型品牌传媒公司。公司秉承“成就他人中成就自我”的企业精神，形成系统规范的客户服务体系和独树一帜的品牌运营理念，致力于为客户提供专业性、多样化、创意型服务。

自成立以来，公司与众多优质品牌建立了良好的合作关系。赢得了绿地、万科、宝马、沃尔沃、万达、中铁、红星美凯龙、三一集团等50多家世界500强企业及上市公司认可与青睐，并成为湖南广电、长沙晚报等主流强势媒体及多家大型企业集团长期战略合作机构。