互联网+高峰论坛活动策划注意事项（一）

　　一个重要的互联网+高峰论坛的成功与否，关键在于策划者的策划思路与方法是否正确，各方面细节考虑得是否周详，互联网+高峰论坛行程的安排是否合理，面对互联网+高峰论坛策划时遇到的诸多问题，作为互联网+高峰论坛的策划者的您是否已经找到合适的策划思路和方法。到底怎么做才使这次互联网+高峰论坛达到上级的要求，实现互联网+高峰论坛的主题思想，闪出互联网+高峰论坛的亮点?互联网+高峰论坛策划即是对举办此次会议的一切工作的准备。一个好的互联网+高峰论坛活动策划方案应注意哪些事项，长沙活动策划公司——天泽传媒为您解读。

　　一、参会者的安排 

　　不管什么样的互联网+高峰论坛，主办者当然希望适宜的对象(客户)参加。作为主办者，邀请的方式非常重要。通常情况下，邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序。 

　　１．信息发布——从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、论坛通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式。通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等，有些还附送论坛企划书，可以让参与者了解参加的意义及对互联网+高峰论坛的期望。 

　　２．回执——对于主办者来说，回执是对互联网+高峰论坛企划活动成功与否的判定标志之一。回执收到后，通常需要统计(在这之前，需要提醒的是回执单的设计非常重要，应当是合理且圆满的，应当包括如下信息——明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以论坛会议费用是否交纳为标志)，接下来需要做的就是资源分配——主要是展位与酒店住宿的安排，回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出。回执可以有多种形式——传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可。回执需要注意的是，如果互联网+高峰论坛课题允许，应该考虑到参与者的特殊要求，譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等，如果回执清楚，那么对会议的有序安排会起到很大帮助。 

　　３．确认通知——如果论坛会务费用确认或者有其他方式可以确认，可以发出确认通知。同时发出的应该还有互联网+高峰论坛的确切地点、时间、议程、签到程序及互联网+高峰论坛注意事项等。 

　　如果是小型互联网+高峰论坛，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型互联网+高峰论坛，那么签到就是一项复杂的工作。 

　　通常情况下，互联网+高峰论坛的签到与住宿安排连在一起。大型互联网+高峰论坛如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、论坛须知、论坛详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、论坛会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。一般情况下，签到服务人员应该不少于6人——工作时间应该根据互联网+高峰论坛参与人员抵达时间合理分配。 

　　如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助。 

　　二、餐饮安排 

　　一般而言，互联网+高峰论坛通常统一安排餐饮。餐饮安排通常有两种形式——自助餐或者围桌餐。类别有中式、西式及清真系列。统一安排餐饮的互联网+高峰论坛，对于成本的控制非常重要，自助餐一般可以发餐券控制(很多酒店对于自助餐的开设有就餐人数的最低要求)，可以事先制订餐标及餐谱，严格区分正式代表与随行人员、家属，特殊要求者可以和餐厅协商。围桌式餐饮安排比较复杂——特别是大型会议的时候。围桌式餐饮安排需要考虑的问题有：开餐时间、每桌人数、入餐凭证、同桌者安排、特殊饮食习惯者、酒水种类及付款等。需要提醒的是，互联网+高峰论坛前期考察时注意餐厅及用具的卫生情况，不能让就餐者出现健康问题。如果就餐者无法按时集合就餐，可采取哪桌够人数哪桌开席的做法，以保证就餐者的权益。  

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