策划一场成功的互联网+创新峰会注意事项

　　策划一场成功的互联网+创新峰会注意事项是什么呢？一个重要的创新峰会的成功与否，关键在于策划者的策划思路与方法是否正确，各方面细节考虑得是否周详，峰会行程安排是否合理。面对峰会策划时遇到的诸多问题，作为创新峰会策划者的您是否已经找到合适的策划思路和方法呢?到底怎么做才使这次峰会达到上级的要求，实现峰会的主题思想，闪出峰会的亮点?峰会策划即是对举办此次会议的一切工作的准备。 长沙活动策划公司——天泽传媒与您分享策划一场成功的峰会注意事项，从峰会预算计划开始。

　　创新峰会的预算不是一个概念。通常而言，创新峰会预算包括以下几个方面： 

　　1、会议室/厅费用 

      具体可细分为： 

　　(1)、创新峰会场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。 

　　(2)、创新峰会设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些创新峰会设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。 

　　(3)、会场布置费用——如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。 

　　(4)、其他支持费用——这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持的话，其成本费用可能比市场行价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。 

　　对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。 

　　2、交通费用 

　　交通费用可以细分为： 

　　(1)、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通 

　　(2)、创新峰会期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。 

　　(3)、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。 
 

　　3、住宿费用 

　　住宿的费用应该非常好理解——值得注意的只是住宿费里面有些价格是完全价格，而有点是需要另外加收政府税金的。对于创新峰会而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。 

　　正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关——譬如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。创新峰会主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。 
 

　　4、餐饮费用 

　　创新峰会的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。 

　　(1)、早餐 

　　早餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用) 

　　(2)、中餐及午餐 

　　中餐及午餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。 

　　(3)、酒水及服务费 

　　通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。 

　　(4)、会场茶歇 

　　此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种——西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。 

　　(5)、联谊酒会/舞会 

　　事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。 
 

　　5、视听设备 

　　除非在室外进行，否则视听设备的费用通常可以忽略。如果为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括： 设备本身的租赁费用，通常按天计算，设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理 ，音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理 
 

　　6、杂费 

　　杂费是指创新峰会过程中一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。 

　　天泽传媒：活动策划执行专家；17年活动策划执行经验，打造企业活动策划执行第1品牌。天泽活动公司专业的活动策划执行、舞美灯光、节目演艺、舞台搭建、场景布置、摄像摄影等一条龙服务。

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