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酒店和会展中心的不同之处将影响活动策划公司的预算，这两种场所都相当不错，哪些费用应列入成本明细中。长沙活动策划公司天泽传媒觉得，如果除去活动会场之外，还需要保用客户，那么在酒店举办活动可能会更划算。因为酒店将从客户、食品和饮料方面获得收入，安装设备和进行排练时租用房间费用就能得到一定优惠。一般来说如果酒店收取食品和饮料的费用，就不会琱回收活动正式举办时的会场租金。当然，这取决于你在酒店的总消费。
在酒店举办活动，客人去会议室仅需步行，这样就节省了交通费用。如果客人住在酒店要去会展中心参加会议，那就无法徒步前往，这样就会涉及交通费。
不是所有的会展中心都与附近酒店签有特价客户协议，这不需要分别与酒店和会展中心协商。你可以比较一下成本，看看二者在价格方面的差异。除了房租以外，还要考虑到其他的费用问题。
大多数酒店会允许活动的设备安装人员停车人员停车卸设备，也会安排人手帮忙手动物品。通常不会收取用于登记或陈列物品的桌椅使用费，而且通常还会提供专用的玻璃杯，如马提尼酒杯，如果不超过一定数量，是不收取额外费用的。酒店的宴会厅通常铺有地毯，这样也就活动了铺地毯的费用，并且还不用付房间的清洁费用。通常会提供带锁的储物间，如果钥匙丢了他们还可以免费补发。
在酒店举办活动，活动时间不论是只有一天还是长达几天，如果不需要使用客户，可以与酒店协商为安装人员和贵宾提供休息室和更衣室。如果活动要持续几天，而且需要使用客户，那么可以就套房，升级房，提早入住，延迟退房，送一间免费房以及员工特价优惠等事宜与酒店方协商。如果除房租和房税还有额外费用，也要纳入成本明细表中，其他费用将由参会人员在退房时结算。这些附加费用一事实上要考虑在预算中，或者在签订合同时就与酒店协商好，以便可以清楚地了解房间的总费用。
酒店可以提供多种服务，包括按照客人要求给迷你酒吧备货，干洗，熨汤、传真、打印、复印、提供视频设备延长线，手机租赁、对讲机、服务台电话转接、布置标语以及在演讲前一晚作用电脑修改讲稿等。如果客户没有随身携带电脑，而你的电脑又要用来处理活动路的各种问题，这时就要为临时修改稿的客人租借电脑。要知道，上述各项服务可能需要额外回收费用。
要提前弄清楚所有附加费用，并确保把所有的费用都记录在总帐中。费用清单上要清楚说明每项费用用途，放入对帐单中以备用。同时，每一笔额外的开销都要有负责人签字。
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