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组织井然有序，密切关注细节，这是组办活动获得成功最为重要的两大要素。必须不断进行检查，以确保活动按照计划有序开展。所有参与主体——公司客户、活动策划人员、供应商——必须严格遵守合同所规定的指导方针。花费两个月的时间来批准某一项目，可能导致活动项目管理的失败。如果活动安排过于仓促，工作到了最后关头可能仍然无法完成。例如，你或许会花几个小时的时间来设计一份富于新意的请柬，但是如果请柬无法及时交付印刷，无法及时邮寄，这对活动参与者的出席率自然会带来灾难性的影响。
因此，做出开展活动的决定之后，首要的步骤之一便是制作一份活动计划书，并以此作为活动的统筹安排依据。制订活动统筹安排时，要拿出日历，从活动举办日期之前开始计划起，规定何时完成何事。近乎失败的活动事例不胜枚举。长沙活动策划公司湖南天泽传媒在此举例：有一次活动中，活动安排表与标牌到了最后时刻还在进行变更，而且没有及时送到活动现场;另一次活动中，活动安排表已经发下去，宣传插页才刚刚送达;还有一次活动中，印有活动标记的T-恤拿到现场的时候竟是刚刚从服装厂下线的——包装盒打开后还依然散发着印刷时留下的蒸汽!所有这些细节都会令活动嘉宾感到活动的组织毫无条理性。
凡此种种，长沙活动策划公司湖南天泽传媒所说的只表明了一点：活动策划不周、协调不力。活动要素中必须设置严格的截止时间，否则，你将突然领略多米诺骨牌效应的威力。原本一件不起眼的小事，却会产生难以想象的重大影响。一次筹款活动中，组织方在最后关头决定改变座位的安排次序，导致自己没有时间来进行最后的检查。结果是漏洞百出，场面尴尬：同一张桌子安排给了两家高级赞助商，结果不得不为他们再安排另一张桌子，而到场的重要嘉宾只得站着等。
由于没有规定要准备额外的桌布和摆饰，这张桌子和其他桌子相比，就难免显得另类。最后时刻改变座位安排，自己就不会有足够的时间来核查自己对座位次序安排所做的调整。在与客户、供应商以及一线策划人员进行前期会面之前，就应该将一切都安排妥当。前期会面按照计划应该安排在设备的搬入和安装之前进行，以便所有的参与者都有时间对相关细节做最后的检查，找出本来可以预见到，但由于物流方面的疏忽所导致的一些纰漏。你希望活动当天所有人都有良好的精神风貌，处于最佳状态，发挥出最好水平，成功地协调和执行活动的每个环节;你不希望他们到了最后关头还在四处张罗本该早已做好的基础工作。
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