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组织活动是一项艰巨的任务，需要超人的组织技能和对细节的把控能力。无论您是策划组织公司的年度活动，还是策划非公司类组织(如政府、非营利性组织等)的活动，都无法免除组织活动带来的压力。有关如何使组织策划一场大型活动压力减轻的疑问，我们联系了6位国外顶尖级的活动策划专家，并对他们进行采访，他们对此问题的回答如下：
活动专家：Oury Thomas
Oury Thomas是一位富有创业精神的人，对技术充满热情。他目前在ChoYou公司担任美国总经理。他在全球大型和国际活动管理方面拥有超过10年的经验。Oury是一位成功的科技行业营销主管，在活动制作，内容营销，潜在客户策略，合作伙伴计划和创意体验营销活动方面拥有丰富的经验。
Q:您觉得组织策划活动的最大挑战是?
A:专业活动人士不仅被要求做更多事情，而且还要做活动规划、社交媒体营销等。大部分活动策划者和主办方将80%的时间都集中在场地和物料上，而只有20%的时间用于思考活动意义和目的。
其实活动主办方及从业者最大的挑战是回答两个简单的问题：我在做什么，为什么?真正优秀的活动主办方及从业者的时间分配应该是：20%用于低价值任务(活动场地预订，后勤细节，落地搭建等)，80%用于真正的问题：战略 – 即活动目标的思考。
我们应该拥有以策略为中心的活动思维。活动的目的是什么?目标是什么?我如何衡量一场活动的成功?我能想出什么样的策略来达到目标?如何吸引更多与会者?如何邀请更多赞助商?目前美国有很多技术正在努力帮助和支持活动专业人士。实际上，所有这些应用程序和软件都专注于活动的非价值部分。最大的挑战是找到一种方法，将更多时间用于更重要的事项!
活动专家：Katie Silva
Katie Silva是JP Marketing公司的外展协调员，JP Marketing是加利福尼亚州弗雷斯诺的一家广告公司。她已经组织策划非营利(NGO)和公司活动约7年了。
Q：您觉得组织策划活动的最大挑战是?
A：一场完美的活动需要依靠供应商来确保我们的活动按照计划的方式执行。策划一场活动很像完成一件拼图作品。每个供应商都是这件作品的一部分，当任何一部分丢失时，整个作品拼图都无法保证完整。
我们花费了无数个小时来策划一场完美的活动，但是，到了最终的落地环节，结果却是你无法完全控制的(原来国外也有不靠谱的供应商)。也许有一家供应商在前往活动途中遇到了爆胎，或者他们准时到达但忘记了某个设备。
在这种情况下最容易引起恐慌。在那一刻，你失去了对活动整体的控制。所以我觉得，专业的活动从业者会预留一部分时间到PlanB甚至PlanC。作为活动组织策划者，“我们需要期待最好的，但计划最坏的。”
活动专家：David Jacobson
David Jacobson是TrivWorks的创始人兼首席执行官。
Q：对我来说，规划公司活动时面临的最大挑战是......
A：作为在全国各地开展并组织策划企业活动的人，我需要找到合适的优秀人才和我一起完成组织并策划企业活动，这意味着我需要识别哪一种人是优秀的活动管理人才，然后再进行技能培训，最终将每场活动交付给我完全信任的活动人才进行管理，同时，他们的专业程度代表着我在市场上的品牌和声誉，反之，如果没有合适的人才，我也无法在客户面前展示应有的活动管理水平实力，提供给客户想要的优质服务。
人才对活动行业来说，显得至关重要。有时候你的专业决定了客户的决策方向。
活动专家：Chinvonne Hyppolite
Chivonne Hyppolite是活动管理机构的专家。拥有超十多年的专业活动经验，她策划并执行了各种企业会议，庆祝活动，高尔夫锦标赛，音乐会，社区筹款活动，财富500强企业，小企业，初创企业和非营利组织的节日。她生活的座右铭是“体验生活......而不是谷歌搜索。”她希望通过她的服务让参与者得到独特的活动体验。
Q：规划公司活动时，您面临的最大挑战是?
A：不会准时收到演讲人的最终幻灯片演示文稿。
我通常克服这一挑战的方式是尽早与演讲人(或他们的助手)建立融洽关系并进行沟通。我花时间与他们沟通，告诉他们PPT对演讲的成功至关重要。我与他们电话沟通PPT提交的截止日期，并在通完电话后跟上一封确认邮件以显重视。在活动开始前的两周内，如果我还没有收到他们的演讲，我的团队每天都会给他们的工作人员打电话进行敦促和确认。
活动专家：Michelle Bell
MichelleBell是位于威斯康星州Pewaukee的公关，营销和活动机构Capture Marketing的活动总监。她为很多客户提供过活动策划的服务。这些客户包括公司和慈善机构，她组织过非常多类型的活动，并且经历过各种各样的挑战。
Q：最常见的企业活动策划挑战之一是?
A：在管理大型企业活动时，我遇到的最大挑战之一是让管理层批准预算。通常我的客户会将一场活动的预算视为非常庞大，昂贵的费用，但却忽略了它的本质 - 建立客户关系体验。
Q：那您的解决方案是什么?
A：我们不仅要向决策层展示资金及时支出的重要性，还要向他们展示活动的总体目标以及最终价值。
例如，如果整体活动目标是留住客户，就要向他们展示该活动是如何有趣的开展，并如何达到此目标。
一旦他们了解了活动的重要性，您就可以谈论预算。使用图形向他们展示X%的预算用于场地，X%用于食品和饮料等，而不仅仅是为他们提供具有一般成本的excel电子表格。这不仅有助于确保这笔钱是用得恰当的，而且，如果需要调整预算，它也会有所帮助。
活动专家：GregoryP. Jenkins
GregoryP. Jenkins是屡获殊荣的BravoProductions的合伙人和联合创始人，在活动领域赢得了很高的声誉。而且他从事这一事业已经超过三十年。
Q：组织策划公司活动时面临的最大挑战之一是?
A：组织策划一场国家型活动，需要非常重视活动中所有与风险管理相关的因素。您需要提前掌握每一个参会者的特征，非常慎重的选择适合嘉宾的互动体验和现场装饰元素，并建立一个反馈系统来跟踪参会者的反应。但是，如果您没有周全的计划来应对可能发生的任何威胁，那就很有可能将嘉宾安全置于危险之中，规划决定了灾难发生的可能性。
作为一名拥有超过30年经验的活动策划者，我认为活动中最大的挑战在于组织策划一场活动中是否能始终考虑并识别威胁，包括天气因素(当然这是上帝的行为)，抗议活动的可能性(有政府领导人参与的活动极有可能发生)以及对客人安全风险的控制等。这些都是我从业经历中经过过的，且是我认为最重要的。任何规模的活动策划都需要周密的安全应急预案。
Q：您为什么会坚持在活动领域从业超过30年的时间?
A：活动策划是能让策划者自我满足的一份工作，被客户认可、被参与者认同带来的价值往往要比物质带来的满足要强。
看完7位国外同行的分享，不难发现，国内与国外的活动市场有较大的差异，如：国外主办方重视活动策划从业者资格条件、有专业的活动项目管理软件解决活动协同效率等问题、注重与供应商的沟通等问题。据悉，美国劳工统计局在2017年统计出，有接近12万名活动策划从业者，分布在美国各行各业，这也说明，Freelance活动策划者在美国活动市场已被客户认可，可以随时与供应商组成临时Team服务于客户。
而在国内，多数的活动策划公司在人员成本越来越高的情况下，再遇到业务下滑或淡季很容易面临危机，而这种情况越发明显。天泽传媒一直在为活动人提供精彩的活动案例分享服务，我们也将继续分享关于更多国外的活动案例。也欢迎大家在后台联系大汪，进行投稿，也可以告诉天泽传媒希望自己想看到哪些方向的内容哟。我们为大家带来，你想要的，所关注的。
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