展会经济具有客流、信息流、资金流等高度集中的优势，不仅可以高效推广企业产品，提高知名度，还能为企业提供技术与服务的机会。因此，企业更应扎实做好展会营销，让企业的生存和发展在展会经济这个平台上求得突破。
展览会的策划过程是一个综合而又复杂的过程，并不是简单的等价交换。它是为卖家和买家提供一定的环境和场所，促使交易达成的过程。评价一场展览会的策划，要涉及到众多行业和部门的，因此我们在策划展览会的时候要充分考虑到各方面的因素，为未来国际性展览会策划奠定基础。
一、首先要了解展览会涉及到哪些部门，并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门，为展览会的成功举办铺路，我们可以看到展览业促进了相关行业的发展，同时主动权又完全掌握在展览的组织策划者手中。对于一名有着丰富展览经验的组织者来说，必须要充分考虑到这些因素，才能使展览会达到圆满的目的。
二、目前大多数展览公司实行的是项目经理制，即项目经理从展览会的组织确定到招展，及最后展出期间所遇到的问题的负责制。
项目经理策划会议的前期工作：
（一）市场调研
市场调研对于策划者来说，尤其第一届展览会的策划特别重要。对于首届展览会的开展具有以下缺陷：没有成功召开的经验和现有模式；没有创造出品牌；没有与顾客建立稳定的关系及没有稳定的顾客群；不了解行业市场的发展动态
（二）要求项目经理
1、具有敏锐的市场调查能力和超前的市场知识，曾经有一个会展界同行说：“当别人已经占领了山头，我们没有必要去抢这个山头，我们可以另开辟路，占领别人没有发现的山头”，这是一个最直接的形象比喻。策划者在策划展览时要有这种创新意识，即对周围和未来的事业的关心与思考。项目经理在准备策划这个展会时，不仅要提前到实地考察，而且要收集大量的相关信息，确定未来几年中国的发展趋势。
2、可行性分析报告。
（三）项目场地的确定、规模及时间。
（四）场馆整体的因素：
1、硬环境的考虑：
①场馆的交通是否便利；
②场馆周围的酒店、娱乐设施是否齐全
③场馆的交通运输方式是怎样安排的
④场馆的面积及场地的合理化分配（制定展位图做考察）与相关租用配套设备。
⑤研讨会的场地安排
2、软环境的考虑
①场馆内部保卫设施是否到位
②场馆的停车场及休息场所是否合理
③场馆的水电供应情况
④场馆的卫生清理工作
⑤会议期间场馆提供的相应服务
（五）租赁方式一般分两种情况：
1、以场馆实际建筑面积计算，按平方米/元/天来整体计算场地租金，国际上专业会展的召开期为六天。布展为两天，开展期为四天，也有安排五天或七天的。
2、按场地实际搭建展位（标准3*3）即每个展位/天/元计算总体租金，根据具体的租赁方式，在确定场地后，场馆一般要求租用方支付定金，该定金支付根据场馆租赁的规模来算大约为整个租金的30%，
三、项目招展
（一）展览会议的招展工作中与展销会有很大的不同：
1、展览的展即展示——参展者构成，览即看——观众构构成的。如果是专业的展览会，还需要邀请专业人士或同行业内人士参加，普通大众不是展览会的邀请对象。一般这种招展对象具有以下特点：
①实力比较雄厚，重视产品和品牌的宣传；
②技术力量雄厚，一般为技术领域领头羊或是生产者本身；
③规模和档次都要比较高；
④注重参观对象
⑤注意展览会议期间的相关行业研讨会
⑹注意参展的同行
2、重点突破几个知名的大型企业，以知名的大型企业带动小型企业的参展。
①要求特装修，把整个展览会场装饰起来。
②以先期参展的优惠方式吸引参展商参展，并尽快落实参展商的展位，费用。
③取得国内外行业协会的支持，通过行业协会邀请参展对象做招商工作。（因为在国外很多行业协会是因各个行业自身组成的，本身就是多行业领头羊的综合体现）
④“以会带展，以展带会”突破传统的思维模式。展览会特别是专业性很强的展览会，相应召开的研讨会将是展览会的实质性的东西，招展者在招商时可以利用自身的优势来通过会议的重要性来带动企业参加展览会。把会议研讨与展览结合，是企业参展的积极性所在。
3、具体操作
①项目经理根据展会情况制定好招展计划（因为这样有利于安排展会进程，合理安排时间。）
②分配具体招展对象公关工作（按照业务员的各个优势，充分的发挥其潜能，挖掘客户）。
③资金运作的到位（展览是以展位租赁的形式进行交易的。确定展位不一定确定的费用到位，因此在招展中最终确定的企业参展还是在于资金到位。）
④广告宣传：广告宣传是非常重要的，
⑤展览会的服务：企业参展作为组织方必须为企业提供一个参展指南，介绍大会的具体安排即相关的运输、酒店住宿等相关的服务。这样促使参展商更加全面的了解展览会的行程以使更加合理的安排时间。
以上，就是活动会展所需要准备工作的一些基本流程。湖南天泽传媒认为，用心对待每一项，程序性执行好每一部工作，方能保证当天庆典活动以最好效果的呈现。
湖南天泽传媒（www.tzm66.com）是一家大型活动策划执行（年会、答谢会、酒会、明星演唱会、会务展览、大型庆典活动等）公司。公司团队拥有19年专业经验，以卫视为标杆，以“做高品质的活动”为追求，在业界口碑良好，活动频次、影响力处于行业领先水平。
天泽传媒秉承“成就他人中成就自我”的服务理念，以优质的服务和良好的活动策划力，先后成为：万达、万科、宝马、三一、北京汽车、红星美凯龙、长沙银行、绿叶水果、大汉集团等优秀企业的服务商。
业务咨询微信