当举行大型活动时，作为活动执行者的你该如何正确的、有效的执行这场活动呢？长沙活动策划公司——天泽传媒教你如何现场管理大型活动。每当举行大型活动的时候，您是否感觉到执行的时候束手束脚呢？是否感觉到执行的时候配合不到位呢？部门分工不够明确，没有有效的科学管理，也没有有效的调动各部门人员。在这里，湖南天泽传媒教大家如何科学管理大型活动，希望对大家有所帮助。

一、对甲方方面
1.达成合作意向，签定合同。
2.跟进合同在甲方的审批。
3.跟进合同在自己公司的审批。
4.跟进合同的首付款到账。
二、策划方面
5.选定时间、地点、形式、规模、参与人物等，与甲方反复协商并最终确认。
6.时间：根据甲方推广节点，及主要人物档期，选择日期时间时长。
7.地点：酒店、会所、画廊、酒吧、咖啡馆，户外则需备室内B方案，连廊、灰空间或搭建大棚。
8.规模：结合甲方需求，根据活动目标，设定人数规模。
9.形式：发布会、论坛、沙龙、酒会、宴会、茶会、时尚秀、舞会、文艺演出、体育比赛、画展、见面会等。
10.创意亮点：如服饰密码、入场密码等。
三、内容方面
11.选定演员名单（歌手、舞者、主持人、模特，其他）。
12.向演员发出邀请，确认档期、价格、支付方式。
13.明确节目类型、曲目、上场时间、时长、伴奏音乐、服装、道具等。
14.论坛路演宣讲会类：确认宣讲品牌、产品及宣讲人，经济学家或品牌代表，发出邀请，确认档期、价格、支付方式。
15.确认宣讲用视频文件、演示文件、音频文件、道具等，及上场时间、时长、出现方式等。
16.酒会宴会茶会类：确认场地，地理位置、容纳体量、视音频条件、场内外布置等是否符合需求。
17.确认餐单、酒水饮料单，确认桌型、餐具等细节要求。
18.商定价格，签定合同，支付预付款。
19.体育比赛类：确认参与运动员、裁判、教练及其他人员。
20.确认场地、布置、观众席、休息处等。签定合同。
21.户外活动类：确认场地及整体路线是否符合要求。沿途所有布置的确认，比如跑步活动，确保全程通畅，沿途的供给站、起终点布置等。
22.大型活动有关政府部门审批：公安、交警、消防、城管、文化等。
23.自驾游、体育、户外等活动，需与参与者签定安全免责协议。
四、客户方面
24.宜提前2-4周邀约客户，通过电话、短信、微信、微博、APP通知、张贴海报等最大广度深度邀约。
25.活动前1周再次联系客户确认来否。
26.活动前3天再次联系客户确认来否。
27.活动前1天再次联系客户确认来否。
28.注意确认人数，1张邀请函仅含1位客户，以确保人数与计划基本一致。
29.编制和打印来宾名单，分为带电话和不带电话两个版本，主要工作人员持有带电话版本。
30.活动当天向来宾发送短信，提醒时间、地点、流程、天气、着装要求、安全事项等。
五、场地、硬件方面
31.尽最早时间确认场地，签定场地租赁合同。
32.桌型：确保桌椅数量、质量符合要求。
33.舞台：确认尺寸和高度，地面材质，升降机等。活动前1天完成搭建。
34.舞台背景：确认LED屏幕或喷绘背景板，确认舞美设计稿，活动前1天完成制作和安装。
35.音响：确认音控台、电源箱、电线、线槽板、连接线、音响、话筒（手持、鹅颈、头戴各需几个）、话筒架、电脑等设备。活动前5小时到位，活动前2小时调试完毕。
36.灯光：确认LED大屏、灯控台、灯光架、各种灯的数量、电源及电线等设备。活动前5小时到位，活动前2小时调试完毕。
37.其他设备：摇臂摄像机，无人机摄像机，干冰机，泡泡机，纸炮等。
38.大屏画面内容：根据节目单确认内容、排序。事先录入电脑。
39.音乐：确认暖场、开场、上场音乐，所有伴奏音乐排序。事先录入电脑。
40.确认宣讲材料。事先录入电脑。
41.后台：预备演员换装、化妆、候场空间，方便上下场。
42.化妆间要求：照明充足。考虑到化妆师长时间弯腰操作，尽量安排合适高度椅子和化妆师用高脚椅。如有水槽更佳。
43.造型间要求：有充足电源插座，方便各类美发小电器。
44.更衣室要求：设穿衣镜、挂钩等，如有钥匙柜更佳。
45.贵宾休息厅：考虑贵宾动线，服务人员、茶水点心、鲜花等。
46.外部布置：签到背景板、各种指示牌、红地毯等的设计、制作、安装。活动前1天完成。
47.车辆：确认贵宾接送、来宾车辆动线、泊车位、保安引导等问题。
48.大型物料的提前进场：如展示板、展示柜等。
49.小型饰物：气球、彩带、鲜花、席签等。
50.工作人员休息处、饮用水、盒饭等。
六、内容、软件方面
51.宣讲材料的撰写、制作、审核。
52.宣传视频的拍摄、制作、审核。
53.演出人员、节目的选定、审查。
54.主持人串词的撰写、审定，制作手卡。
55.领导讲话稿的撰写、审定，制作手卡。
56.制作并分发相关人员Rundown（执行台本），模板如下：
57.走台彩排：测试声光电效果。
58.走台彩排：演员、演讲者熟悉场地、走位等。
59.声光电的配合，按活动顺序过一遍音乐、灯光、屏幕画面等。
60.服化造：事先准备好所有服装。事先安排好化妆造型团队。活动前4小时到位，活动前半小时造型完毕。
61.演员：活动前1小时到位，活动前半小时造型完毕。
62.礼仪：活动前2小时到位，交代要求。活动前1小时造型完毕，就位。
七、执行方面
63.总控：不要满场乱跑，要定位在所有人能找到你的地方。在正式开始前，甲方的总控站位在迎宾位置。开始后，总控的位置在控台，确保按台本进行。
64.舞台监督：务必安排专人，熟悉甲方领导、演员的人担任。确保舞台上所有事按台本进行，而不是主持人报节目后人还没到。
65.总控及主要工作人员需随身携带文件：客户名单（带电话）、执行台本。
66.开场前半小时，如客户到达人数仍较少，需致电联系并告之行车路线、泊车方式等。
67.签约仪式：桌椅、文本、签字笔，确认领导上台动线、座位，礼仪上台、传递物品动线。
68.颁奖/授牌仪式：颁、受人员上台动线，礼仪上台、传递物品动线。
69.颁奖/授牌物品的事先放置，移动至舞台的时间和人员。
70.抽奖：如电子形式，事先将人员名字或编号录入电脑，调试抽奖软件。
71.抽奖：如传统形式，签到时分发一式二联的抽奖券。确保每券入箱。
72.大量抽奖一般为至工作人员处领奖，少量大奖一般为上台领奖。
73.明确被抽中人如不在现场，中奖号是否有效。
74.费用的分发：事先把演员、媒体的费用现金准备好用信封装好写上名字，开场前分发。也可事后以电子支付方式。
75.救场：如出现突发状况，需主持人或有人执行主持人义务，确保舞台上不能空着。
76.如出现安全紧急事故，第一时间用扩音话筒指挥全体人员有序离场、疏散。
77.客户经理/销售人员在过程中，需做好迎宾、陪同、送客等，并随身携带足量名片，尽可能多的认识客户。
八、物料方面
78.提前1-2周设计主题视觉画面，按不同载体尺寸做好设计稿，包括但不限于主背景板、签到背景板、指示牌、签到册、展板、海报、横幅、纸拎袋、席签、抽奖箱、抽奖券、邀请函、节目单、议程表等。
79.注意甲方及其他赞助商在物料中露出的位置、程度，需沟通确认。
80.物料制作：尤其注意错别字、大型喷绘的色彩精准度。
81.物料安装：活动前1-3天完成。
82.奖品：提前3-7天完成选择和采购，活动前2-5小时就位。
83.伴手礼：提前3-7天完成选择和采购，活动前2-5小时就位。宣传物料提前分装入袋。
84.食品酒水：提前3-7天完成菜单选定，不论是使用酒店的还是外送茶歇，对餐单内容、品质都需严格把关。活动前1-2小时就位。
85.餐具茶具：包括但不限于：Buffet台、咖啡机或壶、保温容器、大餐盘、茶水壶、冷水壶、食品夹、分食小餐盘、杯子、刀叉筷子水果叉、纸巾、牙线、垃圾桶等。
86.提供餐食或茶歇安排至少1人专人服务，保持整洁，协助客户拿取。
87.鲜冷食品食用前再从冰箱取出。水果不要太早切。所有食品尽量处理成小份，方便取用。
88.室内禁烟标识。
89.不得向未成年人提供含酒精饮料，并有标识。
90.标识出：请勿酒后驾车。
91.其他小物料：捧花，胸花，翻页笔，急救药箱等。荧光棒、拍手器、儿童用小玩具等（如需）。
九、宣传推广方面
92.事先选定媒体名单，提前邀请媒体记者，编制签到表。
93.事先考虑视频媒体摄像机数量，安排拍摄机位。
94.事先写好新闻通稿，媒体签到时分发。
95.活动结束当天或第二天收集各媒体发布的图文、视频报道。
96.内部媒体：事先安排好摄影师、摄像师、文字记者等。
97.内部媒体：网站、微信、微博、邮件等及时撰写发布。
98.催收活动尾款。费用报销结算。
99.客户回访，跟进购买意向。
100. 写好活动总结。

由于一般活动从筹备开始到活动的现场实施都有一个很长的阶段，人员变化比较频繁，所以人员安排“从一而终”并不容易，但是尽管如此，我们在实际操作中还应该尽量让人员“从一而终”。从而进一步保证活动的进程速度和效率。由于大型活动现场的参与人员数量大、事物繁杂，如何控制好现场的各项工作，保证活动的顺利进行，对于活动的管理者来说是一个极大的挑战。为了提高活动实施阶段的管理效率，不仅仅要做好以上的事，并且应该实施程序化的管理。程序化管理是一种科学的管理意识，只有程序化实施，才能有标准化、科学化管理。

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