会议策划容易出现的问题及解决方法

真正操作好一个会议，从会议策划开始，到具体操作并落实每一个细节，其过程相当辛苦和复杂多变。如果是在主办单位所在地举办会议，因为各方面关系熟一些，可能操作起来会比较顺利，如果是在外地举办会议，那么会议操作的难度会提高，很多因素是您无法预料和控制的。会议策划容易出现的问题有哪些呢？长沙会议服务公司——天泽传媒，多年策划企业会议、政府会议，认为以下三点需要特别注意。

1 、工作量大，涉及面广，事无巨细，亲历亲为。会议执行人员需耗费大量体力和脑力。

2 、由于会议形式多样，不是每一个会议执行人员都经验丰富，需要相关人士的指点。

3 、由于要与不少相关单位(酒店、机场、餐厅、广告、印刷厂商、车队等)发生联系，就某一问题进行谈判，达成利益合作，势必牵扯到付款问题。这样会产生多头付款现象，对财务操作带来不便。

既然知道会议策划，哪些因素需要特别注意，那么我们该怎么避免这些问题呢？

首先是举办活动应本着讲求实效、突出特色的原则，避免雷同、重复。活动应及早筹划与确定。邀请国外、境外人士前来参加活动，至少于半年前发出邀请，寄送项目说明资料。 会务准备时列出物资清单为佳，同时派专人落实和保管，以免遗忘或者遗失；

其次 一般要准备主席台领导席卡，主持人席卡和签到席席卡，矿泉水，主席台发放的文件材料(通常需要用粉红纸打印)，笔，鲜花，研会旗帜，国歌磁带等； 大型活动还须设签到席，派专人负责签到；由多个机构共同举办的活动，要事先明确各自职责分工，避免多头指挥、多头对外。确定开幕时间应充分考虑当地交通、气候及工作习惯等因素，开幕式尽量按原定时间举行，避免时间过长。

最后一般至少需要提前2小时进入会场，留足布置会场的时间，与会人员需要提前半小时开始入场。 领导嘉宾需要事先联系好小的会议室，提前到者先引导到小会议室休息，活动正式开始时再引导入会场.开幕式主持人应以适当方式说明自己的身份

其实最好的办法就是您可以找一家在会议举办地服务行业中较有影响的企业。比如长沙会议服务公司——天泽传媒活动策划公司可以在诸多方面对您的工作进行协助和建议，而您呢，则可以将有限的精力和时间用在最需要您的地方，同时有了他们的支持，使您操作的会议更有声有色、锦上添花，获得各方面的认可与赞誉。

湖南天泽传媒，是一家专注于会议策划服务、活动策划、新媒体推广运营、圈层与社群营销等服务的新型品牌传媒公司。公司秉承“成就他人中成就自我”的企业精神，形成系统规范的客户服务体系和独树一帜的品牌运营理念，致力于为客户提供专业性、多样化、创意型服务。

自成立以来，公司与众多优质品牌建立了良好的合作关系。赢得了绿地、万科、宝马、沃尔沃、万达、中铁、红星美凯龙、三一集团等50多家世界500强企业及上市公司认可与青睐，并成为湖南广电、长沙晚报等主流强势媒体及多家大型企业集团长期战略合作机构。