怎样做好会议服务的会前准备?

做好会议服务流程管理是保证会议能够顺利进行的前提条件，这对会场服务人员提出了一定的要求。长沙会议公司——天泽传媒认为“好的开始是成功的一半”，做好会前准备工作对成功的会议服务的重要性可不只一半。要清楚的明白会前需要提前准备些什么，才能保证会议的圆满进行，这也对会议效果有着直接的影响。

1、确认会议需求。

每个会议的参会人数、会议等级、会议需求都是不一样的，做好会前准备首先要确认会议需求，这里特别注意的是：

1）很多订会人员对会议室情况和会议服务环境不了解，应根据客户会议类型及时提示是否有漏项以及需要注意的事项。

2）会议需求口头沟通确定后，应书面确认。

2、检查环境卫生。

会议服务一定要考虑到环境卫生的问题，不只是会议桌面的卫生，会议室内各类设施、各个角落以及绿植等都需要检查到位。如果是大型、有非本楼贵宾到访的会议，还要对与会人员行走路线涉及的各个区域卫生状况进行检查。

3、检查工程设施。

同样的，工程设备设施的完好也是完美会议服务体验的重要环节，灯光、温度、通风状况是与会人员是否舒适的重要指标，另外桌椅、门窗也需要保持良好。

4、检查会议设施。

随着科技的发展，会议设施也越来越完善，需要提前进行调试，特别是很多会议设施需要用到电池，一定要记录电池的更换时间、使用时间，提前更换电池，避免会议过程中电池没电的现象出现。

5、检查会议摆台。

会议摆台按照标准项目规范执行，关键是摆放一定要一致，能够标线的尽量标线。

按规范标准摆台后应对找会议需求再细查，不要遗漏比较特别的会议需求。

6、检查会议用品。

很多会议用品是入口的，对卫生的要求非常高：如果提供瓶装饮品、带包装茶点应注意保质期，不带包装的茶点、果盘应用保鲜膜覆盖等，还要按会议需求查看会议用品的配置。

7、检查服务人员。

服务人员应着工服、化淡妆，以良好的精神面貌，亲切热情的接待与会人员。

除了服务人员个人形象的检查，还要按照会议需求及会议服务方案查看各岗位人员是否到位。

8、逐层检查。

会前准备是一个细致活，为了避免遗漏一般需要逐层检查，会议服务员自检，领班复查，根据会议级别还要主管、经理甚至总经理进行检查。除了层层把关外，还需要制定会议检查表，逐项打勾，避免出现问题。

真正的会议不是为了追求形式的完美而不计成本的会议，不是爱面子拍马屁的会议。而是既在细节上追求完美，又能体现优秀的会议服务意识。只有将可持续改进、服务意识、危机防范意识、及时补位等基本意识深入每一位服务人员的心，才是服务的价值和根本。湖南天泽传媒，是一家专注于会议策划、会议服务、活动策划、礼仪策划等服务的x新型传媒公司。公司秉承“成就他人中成就自我”的企业精神，形成系统规范的客户服务体系和独树一帜的品牌运营理念，致力于为客户提供专业性、多样化、创意型服务。