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我们根据是时间的推进将一个活动项目的管理划分为一系列不同的阶段，即初始阶段、策划阶段、筹备阶段、活动进行阶段和活动收尾阶段五个阶段。每一阶段对应不同的工作范围和职能。
1、初始阶段
项目管理的初始阶段的第一个步骤是活动的创意，以及对活动目标的设定。同时在这一阶段也可能包括市场调研和可行性研究，如建议中的活动举办地点、日期、可能的赞助者和支持者、大概的预算、可能的风险、活动及活动后勤保障所需要的管理等等。在初始阶段结束时，将对是否承接或举办该活动做出决定。
2、策划阶段
项目管理的第二个阶段是项目策划。策划就是预测和决定一项活动都需要哪些内容和工作，以及如何让这些活动内容和工作揉合在一起。
3、筹备阶段
筹备阶段就是活动的准备阶段，根据活动策划方案进行资源的调度和内容的准备。这一阶段的特点是：
· 对各项策划或计划的应用与落实
· 监督和控制
· 在比较计划和现实的基础上，做出决定
· 向利益相关者们报告工作的进度
· 进行风险控制的管理
4、活动进行阶段
在传统的项目管理中，前三个阶段就已经是对项目任务的完成。活动是非物质性的资产，所以不会像一栋建筑物那样在完成任务后被交接，而是活动上演的时候也是交接的时候，但这个时候的产品并为最终成型。基于这个原因，我们认为在活动的项目管理过程中加入一个“活动的进行阶段”是非常必要的。
5、收尾阶段
这一过程包括对活动现场的清理和其它管理方面的善后工作。
根据以上阶段的划分，我们再明确各阶段的目标和任务，并将责任落实到人，就可能大大减少操作中的失误，并可以节约人力资源。有时候需要我们一个月同时运作三四个大型活动，这种分阶段的项目管理模式能大大提高生产效率降低差错率，确保活动的圆满完成。
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