年会策划者如何控制年会活动策划成本

一、交通
　　将年会安排在临近的区域范围内.随着汽油价格上涨,交通费用在不断增加.为了将交通费用降低到最低点,要尽可能将年会安排在距离大多数参会代表住宿地点比较近的地方,或者尽可能找一个参会代表可以步行到会场的年会中心去开会.
　　引导同城的参会代表乘坐公共交通工具到年会现场,特别是年会中心正好有停靠站的.通常情况下,乘坐公共交通工具比安排专车穿城接送速度要快,比乘坐出租车价格要低.将迎送服务改为报销机场班车、公交车或地铁发票.
　　在与酒店、度假村商谈的时候,要求他们免费为嘉宾提供来去酒店的专车服务,而且要预留免费的停车位.
要求当地的出租车公司为参会代表到展览现场、餐馆以及景点提供打折服务.<br>使用航空公司的贵宾休息室为年会团队提供迎送服务.
　　旅行要错过高峰期(一大早或晚上).
　　问一问酒店是否提供机场免费接送服务.
　　让年会中心为参会代表在转移时提供一些必要的暂时休息场所.
　　让赞助商支付班车费用,作为交换,可以在酒店班车的宣传牌、年会中心的班车停靠站以及班车上为他们做广告.
　　搞清楚需要多少台客车,预订恰当的座位容量.
　　如果你的大部分团队成员体力比较好的话,可以将酒店订在年会中心附近步行的范围内,无需提供接送服务.如果这样做的话,一定在你的注册材料中写清楚,让参会代表都知道.
　　如果你的参会代表中有许多残疾人,尽量将他们安排在一个或相近的几个酒店中,以便于集中安排残疾人车辆.
二、会务组成员<br>雇佣现场注册和服务人员,不用为会务组成员付交通费.
　　了解当地的加班限制和规定.<br>安排会务组成员在正常工作时间内开展工作,避免加班.
　　按天为会务组成员提供差旅补助,精确地规划出他们在餐饮和交通费用方面的许可范围.
　　尽可能多用实习生和志愿者.
三、演讲人与娱乐
　　请会员或当地人作演讲人.对于任何领域的任何协会来说,会员名单中总是会有一些重量级的专家可以作演讲人.如果可能的话,以减免注册费的方式邀请会员到会演讲.也可以邀请当地的演讲人,以节省旅行费用.
　　对于那些需要旅行到年会举办地的演讲人,给他们准备好旅行指南,这样就不用另付大巴、五星级酒店以及头等舱机票费用.
如果考虑邀请知名的天才演出团体为你进行一个晚上演出的话,就与当地的教堂团体、青年团体或学校团体联系,来满足你的音乐和娱乐方面的　　需求.很多城市通常都有一些颇具天赋的演出人才,而且几乎没有什么费用.另外,如果他们是一个非盈利组织的话,你可以把演出费用捐给他们的组织,这不能不算是一件好事.
　　开始行动吧!演讲人和娱乐费用通常每年都上涨.锁定今年的费用
　　放弃分项计算的方法,谈一个一揽子费用方案
　　将演讲人和娱乐团队安排在同一家酒店或同一个城市
　　在年会中经常与多面手合作.
　　了解演出团队的组合规则,以最大限度地减少所需的音乐家数量.
　　寻找一个在你的年会举办时间前后在当地巡回演出的团队.如果你预订了一个已经在该地区演出的团队,你可以节省机票费用,没准儿还能省下音响费用.
　　让你的演讲人在年会现场销售他的或她的图书、cd或其它产品,以换取他们在演讲费用方面的让步.
四、配置与搭建
　　了解一下在同一个酒店还有什么团队在你的年会前后举办年会,与他们一起购买搭建所需的物品.这样可以节省材料及拆建费用.
如果你的会期超过两天,年会室的配置与搭建不要有变化.
 　　现场办公用带裙边的餐桌就行,不必租用专用的办公桌.
　　减少储备用房,节省视听与配置费用. 使用酒店里具有两种配置功能的空间,比如一个空间既可以开会也可以用餐.可以用幕帘或植物把空间隔开. 使用一个户外场所以减少装饰费用. 使用公共场所开会,如图书馆、公园、植物园、博物馆等.这些地方费用很低,因为有时候你可以到外面订餐. 开发一些可以重复使用的年会标牌.
　　不用自己购买标牌,可以用酒店的. 五、印刷 把年会资料刻在cd上,或放在网上供大家下载.这样做不单有降低成本方面的意义,对有环保意识的参会代表也很有吸引力.对于同等信息量的资料,纸质印刷品要比cd光盘成本高很多.如果参会代表喜欢纸质材料,他们可以在办公室打印出他们所需要的那一部分,其它的可以通过电脑观看. 年会策划者尽量通过电子邮件开展年会营销工作,这样可以节省邮寄费用和印刷费用. 请一些高质量的印刷商为你提供报价.每一项印刷工作都有不同要求,每一个印刷商都有不同的设备、停工期和成本标准. 学习一些专业术语.你越了解你的图文设计和印刷需求,印刷商就越可能准确地向你提供你所需要的东西. 使用标准表格,表格中规定了所有的变量(放量、背面使用情况、数量、油墨颜色、纸张厚度、周期、交货等).这样做你就不会忘掉印刷事务中的一些重要细节. 要与新的技术保持一致.经常问一问你的印刷商,看他们是否有更简单、更快速或者更便宜的方法. 如果你的印刷材料必较多,考虑请一名印刷顾问.通常情况下,印刷顾问可以为你的年会印刷打包业务找到最佳的供应商. 在年会现场租一台复印机,并自己带上纸张. 复印纸的两面尽量都使用,以节省纸张费用和运费. 用艺术系的学生作图文设计. 用明信片来促销年会. 设计印刷品时,要使用标准尺寸的纸张. 将大宗邮件交邮局按大宗处理. 如果你的印刷品需要全色印刷,尽可能将彩色照片放在一面上.这样可以节省印刷费用. 总是让多个印刷商提供报价,因为各厂家印刷成本相差很大. 与酒店的商务中心商谈复印、传真和秘书服务的整体打折问题. 使用当地年会与观光局的照片、招贴、促销夹、年会文件夹以及旅游咨询等.这些项目通常都是免费的. 直接从制造商那里购买礼品.在年会举办地当地购买礼品,以节省运输费用. 在邮寄之前了解邮局的详细规定. 六、客房与会议室 只在客房上作出让步.在卖方市场条件下,酒店不愿意在客房价格上作出过多的让步,因为这是他们利润的最大来源.如果撇开客房问题,酒店方就可能愿意在其它方面作出更多的让步--客房赠送、附加会务组优惠房价、免费机场接送,甚至食品与饮料优惠等.如果你使劲盯住房价,你可能就得不到酒店在其它方面的让步,最后的结果有可能是什么也得不到. 避免预订过多的房间.了解你组织过的年会的订房纪录,这对于避免预订过多的房间是非常重要的.如果你知道通常使用多少个房间,你就会有更大的把握来准确地预订房间数.有的年会策划者在房间预订方面过于保守,这倒是不会造成什么浪费,可这样做又会冒空房不够用的风险. 了解你的年会能为酒店创造多少价值.当你与酒店就房价谈判时,你应该携带充足的你的年会可能在该酒店花费多少钱的详细资料,而不仅仅是在年会室、客房、食品和饮料方面的花费.设法搞到你的年会在酒店花费的详细资料,包括餐厅、酒吧、温泉、高尔夫、互联网、礼品店等.换句话说,你要了解每一块钱的去向.这样做,当然需要酒店方面的帮助,但年会策划者还是应该索取这方面的信息以备将来之用.有了这些资料,你就可以更好地向酒店说明你的年会到底能为他们带来多少价值,从而增加你的谈判筹码. 到二线或更小一些的城市.到二线或三线城市办会,通常更实惠,房价也会更低,这与该城市的具体情况有关.总的来说,一个城市的需求越低,房价就越低.在二线城市,年会中心年会室的价格也会比较容易谈. 使用大学里的年会场所.如果牵涉不到住宿问题,大学里的年会场馆是一个比较便宜的选择.很多大学会向较小的年会团队出租年会室.但在那儿举办年会,你得自己准备食品和饮料. 签订多年年会合同.如果与酒店签订多年年会合同,年会策划者可以在酒店拿到较好的价格.一些年会策划者发现,就单个年会与酒店商谈,酒店不愿意作出让步,而当一次预订两个或更多年会时,情况就不同了.与合作商签订长期合作协议,可以节省费用. 在会期和开会模式上保持灵活性.在一线城市的卖方市场里,我们经常会发现,简单地在会期和办会模式上保持灵活性,就可以达成很好的交易.在酒店的年会安排日程表中加进自己的年会,就能获得很好的优惠条件.有时候,甚至仅仅改变在一周内开会的先后顺序,就能够获得较低的价格. 给未来的年会费用确定一个上限.预订一个几年以后的年会,考虑给年会的花费确定一个上限,比如房价上涨率与通货膨胀率要结合起来,如商定每年房价上涨率不超过5%等. 对你的酒店供应商进行研究.这里面有竞争吗?酒店的业务量饱满吗?你的年会是在旺季、淡季还是平季?你选择的酒店营业多少年了? 研究酒店的门市价和团队价.拨打酒店或集团的免费热线或预订电话.通过这种方法可以了解酒店的最高价格. 客房预订数量始终要保守一些.如果你预订了过多的房间,最终你要为它支付费用. 让酒店为你年会现场的现金账单提供折扣. 了解你的机构所在地和年会举办地的纳税规定.或许你还有可以免税的项目而你不知道. 与酒店洽谈一种按年会规模大小确定费用比例的方法. 与酒店商谈取消预付费,或者至少将预付费放在一个有利息的账户里. 就小型年会与酒店洽谈时,要设法拿大年会的一部分作为交换. 提前向酒店把你所有的要求都讲出来,包括: 优惠范围、机场接送、代表提前注册、代表延迟注册、客房免费咖啡和茶免费的年会空间、预演空间、搭建和拆除时间、免费包裹接收服务、年会室的免费早餐、延期费用、免费本地电话、免费咖啡空间、减免嘉宾及会务组成员的停车费、免费为会务组成员进行足底按摩、健身房免费开放或在健身休息时提供免费教练服务、延迟截至期限、为演讲人的客房提供优惠、为会务组成员的客房提供优惠、提高嘉宾和会务组成员的服务等级、欢迎礼物和便条 七、视听与演讲技术 合理组合.把需要同样技术条件的议程安排在相同的年会室内,这样就不用支付重新布置的费用. 与经常在外办会的协会合作.了解一下哪一个协会或组织于你之前在你的年会中心或场所办会,看一看你能否接着使用他们用过的设施或服务,以节省相关费用. 对视听设备和其它服务进行对外招标.虽然并不全是,但在大多数情况下,你会发现雇用外部视听设备提供商比使用酒店内部的要好. 每一个年会室要一个免费的麦克风. 在谈判视听设备时,要一个免费的双向无线电接受器. 租用合适尺寸的投影设备.与你的视听工作人员探讨每一个年会室所需的最小尺寸的投影和配置. 不要随意地在每一个年会室都布置视听设备.问一问你的演讲人和主持人,看一看他们谁最先需要. 直接与视听公司合作.这样可以减少误传和中间费用. 带上你的备用电缆线和电压保护器.如果现场突然需要,那会很费钱的. 当你需要大量视听设备的时候,预订一个年会中心,大部分年会中心的总费用当中包含了视听设备的费用. 使用酒店里的闭路电视系统向参会代表公布年会日程安排、变动通知、房间分配、展示时间、大会启事以及活动安排等. 在年会开始之前,要重新确认一下演讲人的视听设备需求.演讲人最开始声称需要的视听设备,到开会时他们或许并不打算使用. 如果你预计现场需要量比较大的话,可以租一台复印机或传真机. 八、食品与饮料 了解你年会餐饮消费的历史.机会在于,并不是注册参加年会的每一个人都会在会上用餐.通过了解历史上有多少参会代表实际用餐,以及他们在茶歇和鸡尾酒会上的消费量,你就不用为那些根本就不存在的餐饮消费埋单. 控制提供的饮料.休息时,服务员会把所有空的咖啡杯子都倒满,即使在会场休息只剩下五分钟时也是这样.如果1加仑咖啡需要9美元的话,那么,这种浪费就很大了.确信服务员在倒满咖啡杯之前要征求会务组人员的意见,尤其是在休息只剩下几分钟的情况下.或许你不用叫上10加仑的咖啡,有一两加仑可能也就够了.酒的情况也一样.告诉服务员每一桌只开一瓶红葡萄酒或白葡萄酒,而且只在要求的情况下才给客人加满,因为很多人根本就不喝酒.如果有一桌要上更多的酒,要求服务员征得会务组人员的同意.或许另外一桌还剩下半瓶没有喝完. 批量预订早餐.对于欧式早餐,要批量预订,不要每人打包购买.每人打包早餐往往超乎所需.通过批量预订,可以节省一半的早餐费用. 使用一般品牌的鸡尾酒,不要用豪华品牌. 与招待协商饮料的价格.如果你能同意一个最低的消费量,你就可以通过协商省去不少饮料服务费用. 使用一些站着用餐的桌子.对于鸡尾酒接待活动,要用站着用餐的桌子,而不是坐着的.人们更愿意在一起交谈,这很好,而且,站着交谈,人们不容易整晚都待在那儿吃喝不停--这样可以省钱. 从某种意义上说,排一点队也好.在鸡尾酒接待活动中,不用害怕在酒吧中排一些中等长度的队.排长队当然不好,但排五六个人的队能够在很大程度上鼓励人们相互交流,同时还会缩短人们在鸡尾酒会上逗留的时间. 锁定菜单价格.如果一个酒店不能提前向你提供具体的菜单,那么至少也应该同意将来菜价的上涨不超过一定的百分比. 去掉全部酒精饮料.或者去掉硬饮料和混合饮料,只上软饮料、瓶装矿泉水、果汁、啤酒和红酒. 按消费量预订.没有食用的食品和饮料可以被退回,而且不收费.同样能够被退回的还有苏打和打包食品,如土豆片等,还有易腐烂的食品. 找到一家当地的酒厂来赞助你的酒饮料开支. 使用大瓶装的饮料,不用小瓶的. 使用小盘子. 如果你的酒店靠近很多餐厅或购物场所,你可以付钱让他们自己去吃.这比在酒店为他们提供晚餐要便宜. 上海精觉年会:上海年会策划,年会演出节目,企业年会方案,